5 советов, как создать самую организованную электронную почту в 2023 году

Это первый месяц 2023 года, и многие люди уже начали выполнять свои новогодние обещания — или, по крайней мере, пытаются! Сегодня мы дадим несколько советов, как более организованная электронная почта нет Gmail, именно для тех, кто пообещал навести порядок в этом новом году. Это очень простые и прямые советы от самого мужчины. Google, но это может уберечь ваш почтовый ящик от хаоса, от которого убегают многие люди. Приходите проверить это!

Архивировать более одного письма за раз

Сезон отпусков закончился, и эти тысячи писем забиты там — когда я говорю «тысячи», это не преувеличение, это реальность для многих пользователей! Так что один из способов свести к минимуму эту кучу писем — это именно запиливать их, но не по одному — как перетаскивание элемента вправо или влево в Gmail для мобильных телефонов — а сразу много. Когда у вас есть один источник, который приносит несколько электронных писем, это может еще больше упростить массовое архивирование.

Первый в верхняя панель поиска, найдите отправителя этих писем — например, учителя, магазина, вашего начальника и т. д. — и, как только вы его найдете, выберите его. Теперь в верхнем левом углу есть пустой квадрат — возможно, оно появится между фотографией отправителя и опцией «Электронная почта», поэтому выберите его. Как только вы это сделаете, все электронные письма, которые были отфильтрованы от этого отправителя, будут выбраны. Теперь рядом с пустой площадью есть квадрат со стрелкой вниз, выберите его.

В это время все выбранные элементы будут в архиве, помня, что на каждой странице Gmail может отображаться до 50 писем, то есть вы сможете заархивировать не менее 50 из 50 сообщений — это отображение может быть больше, просто измените лимит в настройках аккаунта. Следуя строке, где появляются параметры, по-прежнему можно удалять, помечать как прочитанные, приостанавливать и даже применять другие действия к выбранным элементам, помимо их архивации.

вы сотовый — в этом примере мы делали урок с iPhone — вы можете щелкнуть и удерживать элементы, которые хотите заархивировать, а затем выбрать значок, указанный на изображении. Вместо того, чтобы заполнять один за другим, вы нажимаете первый элемент, а затем просто продолжаете выбирать другие, просто щелкнув один раз.

Отключить сообщения электронной почты в беседе

У нас часто есть электронные письма, которые больше похожи на чаты с таким количеством сообщений, которыми обмениваются, не говоря уже о том, что все еще бывают ситуации, когда в обмене электронными письмами участвует более одного человека, что еще больше увеличивает количество получаемых вами уведомлений. Чтобы избежать так много предупреждений о разговорах, в которых вы больше не можете участвовать, постарайтесь отключить эти электронные письма.

Слишком легко. Как и в предыдущем совете, вместо того, чтобы нажимать на первое пустое поле, выберите только те электронные письма, которые содержат длинные разговоры, которые вы хотите отключить. Выбрав все нужные, в трех точках, которые находятся под строкой поиска, выберите вариант «Игнорирование“. Теперь вас больше не будут прерывать или отвлекать, когда кто-то отправит вам сообщение через этот разговор.

На мобильном телефоне это так же просто, как и на компьютере: выберите электронное письмо, содержащее разговоры, из которых вы больше не хотите получать уведомления, нажмите на значок три точки которые находятся в правом верхнем углу экрана, и выберите опцию «Игнорирование“. Теперь электронные письма готовы к тому, чтобы вы могли прочитать их позже, когда будете искать их или посещать свои архивы, но вы не будете видеть каждое уведомление в верхней части папки «Входящие».

Создавайте учетные записи со своей электронной почтой и знаком плюс (+)

Использование электронных писем для более чем одной темы является наиболее распространенным явлением в настоящее время. Личная жизнь, работа, забота о детях, получение информационного бюллетеня и многие другие действия обычно неразрывно связаны с вашей электронной почтой. И поскольку все это приходит в вашу электронную почту, как вихрь, на первый взгляд может показаться, что этот почтовый ящик полностью запутался с таким количеством тем в поле зрения. Но есть интересный способ хорошо разделяйте некоторые более конкретные предметы.

Например, если у вас есть абонемент в тренажерный зал и вы предпочитаете хранить эти объявления и другую информацию отдельно от других ваших входящих сообщений, просто используйте адрес электронной почты, относящийся к тренажерному залу, и, что лучше всего, не забудьте привязать свой основной адрес электронной почты. . будет[электронная почта защищена]“. Канал с адресом электронной почты, обращенным к тренажерному залу, но сохраняющим вашу личность.

Для этого буквально добавьте знак «плюс»: «+“, после вашего адреса электронной почты, с именем, которое будет идентифицировать этот субъект. Мы привели пример научных кругов, но это также может быть «[электронная почта защищена]“, когда вы хотите, чтобы ваши предметы в колледже стали более конкретными. Просто поставьте лайк этому письму, чтобы сообщить нам, как с вами связаться.

Теперь, когда вы назначили адрес «электронная почта + тема», найдите адрес электронной почты, созданный в верхней строке поиска, и в последнем параметре на панели, например, в значке настроек, выберите его. Теперь выберите последний вариант «создать фильтр“. Появившийся список покажет вам, что вы хотите делать с электронными письмами, которые вы получаете с этого конкретного адреса, например, чтобы они всегда попадали в определенную категорию или применяли новую или ранее созданную метку. После выбора автоматического адресата этих писем нажмите «создать фильтр"и готово!

Безопасность при отправке, получении и хранении электронных писем

Защиты никогда не бывает слишком много, тем более, когда речь идет о виртуальной среде, которая часто может сыграть злую шутку с самыми ничего не подозревающими. Чтобы повысить барьеры защиты вашей электронной почты, Google предлагает два инструмента. Первым из них является проверка безопасности. Там вам доступны:

• Проверяйте и управляйте паролями вашей комнаты;
• Включите функцию безопасного просмотра вашей учетной записи;
• Проверьте, к каким устройствам привязана ваша учетная запись;
• Недавние действия по обеспечению безопасности;
• Активация двухэтапной проверки, что очень важно для безопасности;
• И доступ сторонних приложений к вашей учетной записи.

Другим инструментом, который помогает защитить вашу учетную запись, является Проверка конфиденциальности. Он предлагает вам четыре различных варианта проверки вашей текущей ситуации с конфиденциальностью Служб Google. Поймите, что каждый из них может предложить:

• Автоматически удалять историю приложений и веб-поиска: история приложений и веб-поиска помогает быстрее выполнять задачи, находить новый контент и продолжать с того места, на котором вы остановились. Настройте параметр автоматического удаления, чтобы контролировать, как долго информация сохраняется в действии;
• Автоматически удалять историю местоположений: История местоположений поможет вам запомнить места, которые вы посетили, и маршруты, которые вы выбрали. Настройте параметр автоматического удаления, чтобы контролировать, как долго информация сохраняется в истории;
• Автоматически удалять историю YouTube: История YouTube позволяет вам предлагать более качественные рекомендации, персонализированную домашнюю страницу, видео, которые продолжаются с того места, где вы остановились, и меньше рекомендаций для видео, которые вы уже смотрели. Настройте параметр автоматического удаления, чтобы контролировать, как долго информация сохраняется в истории;
• Создайте план для своего аккаунта: Используйте «Менеджер неактивных учетных записей», чтобы спланировать, что произойдет с вашими данными, если вы перестанете использовать учетную запись.

избегание спама

И, наконец, нельзя не рассказать об одном из самых больших злодеев среди всех тех, кому ежедневно приходится иметь дело с электронной почтой: спам. Спам — это те электронные письма, которые считаются совершенно нежелательными, иногда о рекламных акциях, которые недействительны или просрочены, или просто о некоторых маркетинговых услугах, которые вы даже не заинтересованы в проверке.

В Gmail есть ресурс искусственного интеллекта, способный фильтровать получаемые вами электронные письма, делая ваш почтовый ящик максимально компактным. По данным компании, этот ресурс способен устранить до 99,9%. элементов, которые были сочтены спамом — и не комментируйте это, но другие вредоносные вещи, такие как вредоносных программ e фишинг слишком.

Однако, поскольку этот фильтр не может полностью захватить эти нежелательные электронные письма, одно или другое может обойти правило и оказаться в вашем почтовом ящике. Если это произойдет, не волнуйтесь, решение также довольно простое. Выберите пустое поле для этого письма, которое является спамом, это покажет строку с параметрами чуть ниже панели поиска, затем нажмите значок шестигранной доски с восклицательным знаком посередине. Вот и все, теперь этот элемент уже отправлен в ящик для спама.

А вы, что вы думаете об этих советах Google? Собираетесь ли вы начать новый год с правильной ноги в организации? Сообщите нам в комментариях!

См. также:

роботы и компания: Самые любопытные релизы от CES 2023.