20 важных советов, которые помогут вам лучше использовать Gmail

O Gmail Это самая используемая служба электронной почты в мире, а также самая полная. Учитывая это, мы подготовили руководство с важными советами, которые помогут вам максимально эффективно использовать его. См. ниже:

Использовать категории

Когда вы заходите на домашнюю страницу, некоторые заранее определенные категории теперь будет доступен и настроен. Как только вы войдете, вы увидите: Главная, Соцсети e Promoções. В этих вкладках вы можете найти электронные письма, полученные от контактов или по релевантности, упоминания в социальных сетях и предложения от торговых сайтов, на которых вы зарегистрированы.

Кроме того, можно активировать другие категории, такие как Обновления e Форум: в этих новых вкладках вы сможете узнать о банках, счетах и ​​адресах, с которых отправлялось несколько сообщений в неделю. Во вкладке Форум Gmail фильтрует только сообщения от коты и группы.

Активировать его просто:

Шаг 1: Нажмите на значок «Настройки».

Шаг 2: Выберите «Все настройки».

Шаг 3: Перейдите в папку «Входящие».

Шаг 4: Активируйте Обновления и/или Форум.

Настройка ярлыков

Теперь, когда вы использовали категории, входящие в состав Gmail, а как насчет создания своего собственного? С помощью ярлыков вы получаете полный контроль над своей электронной почтой, оптимизируя Gmail навсегда. Они полностью настраиваются и могут быть созданы в соответствии с потребностями пользователя. Кроме того, цветовое разделение является дополнительным преимуществом для тех, кто использует методы организации цвета.

Чтобы добавить их, просто нажмите на символ плюса рядом с «этикеткии настроить по необходимости, облегчив поиск в Gmail. Теперь, когда вы находитесь в электронном письме или даже в своем почтовом ящике, щелкните значок закладки и выберите одну или несколько по мере необходимости.

Иметь несколько учетных записей

Обычно для разных целей используется несколько учетных записей электронной почты. Так, Отличный совет — используйте опцию, которая добавляет все электронные письма только в один почтовый ящик., Gmail упрощает повседневную жизнь пользователей с помощью этой опции, доступной на приложение.

Разрешить отмену отправки

Ошибка в португальском языке, неправильный жест или даже неправильное определение отправителя — обычное явление среди огромного количества ежедневно написанных текстов и ответов на электронные письма. Для этого есть классный совет, который можно использовать в Gmail заключается в настройке времени отмены доставки. По умолчанию выбранное время составляет 5 секунд, но его можно настроить до 30 секунд, что позволит вам передохнуть, если что-то пойдет не так.

Процесс настройки прост:

Шаг 1: Выберите значок «Настройки».

Шаг 2: Идите к Генералу.

Шаг 3: Выберите «Отменить отправку».

Шаг 4: Выберите лучший период для вас.

Конфиденциальный режим

Этот режим идеален, если отправляемое электронное письмо имеет более деликатную или конфиденциальную тему. Он предотвращает пересылку сообщения другому человеку и автоматически удаляется по истечении выбранного времени. Чтобы активировать его, просто выберите символ замка в почтовом ящике с помощью таймер. Затем вы можете выбрать время, в течение которого сообщение будет доступно.

Создать подписку

Кроме того, для организованной электронной почты необходимо иметь подпись.. Это простое дополнение к вашему Gmail Это позволяет избежать задержек и необходимости задавать вопросы типа «Какой адрес?», «Какой номер телефона?» и т. д. Настроить это просто, просто зайдите в настройки и добавьте подпись.

Процесс настройки прост:

Шаг 1: Выберите значок «Настройки».

Шаг 2: Идите к Генералу.

Шаг 3: Выберите «Подписка».

Хорошо, теперь просто импортируйте подпись или создайте ее в Gmail.

Искать в Gmail

Инструмент поиска Gmail Он мало изучен, но правда в том, что он может стать мощным союзником организации. Несмотря на простоту, здесь есть ряд команд, которые можно использовать, чтобы облегчить вашу повседневную жизнь. выходя далеко за рамки поиска слов и электронных писем. Минусом является необходимость базового знания английского языка, однако действия просты и быстро запоминаются. Давайте посмотрим на другие советы, связанные с этими командами, ниже.

Письма, отправленные вам и от вас

Знать об отправленных и полученных вами электронных письмах важно для оптимизации вашего Gmail, для этого команды можно набрать в строке поиска Gmail и упростите свою жизнь, собрав всех вместе всего за несколько кликов.

Чтобы узнать, какие сообщения были отправлены, например, вашему начальнику, просто выполните поиск: «Кому: мне от: электронная почта босса» в баре, и все они сгруппируются вместе. Противоположный процесс будет «от: мне до: электронной почты босса— показывая всем, кого ты к нему послал.

Итак, команды: «кому: мне из:"А"от:меня до:».

Прикрепленные файлы

Представьте, что вам нужно найти PDF-файл, прикрепленный к электронному письму. Как мне найти файл как можно быстрее? Здесь вы воспользуетесь магией поиска в Gmail с командой «имеет: вложение", Какие делает все сообщения с прикрепленные файлы появляются во входящих.

Однако в этой ситуации мы ищем PDF-файл, и эта команда отобразит другие файлы в списке. Чтобы решить задачу, просто замените слово привязанность (приложение на португальском языке) по формату файла, который вы ищете. Таким образом, команда будет такой: «есть: PDF».

Поиск по дате или теме

Что касается сообщений, вы понятия не имеете, кто их отправил, есть лишь смутные воспоминания о дате их получения. команды до e после Они будут вашими оруженосцами в этом квесте. Перед тем, как будет показывать сообщения до выбранной даты, так как после более поздние. Команды, которые необходимо ввести, будут «до: 25"Или"после: 25", например. Изменение даты по мере необходимости.

Используйте команды клавиатуры

Чтобы оптимизировать использование Gmail С помощью клавиатуры можно выполнять простые и эффективные команды. Для перемещения между сообщениями в цепочке электронной почты просто используйте Клавиши P и N, которые переведут вас к предыдущему и следующему сообщению соответственно. Это позволяет избежать использования полосы прокрутки и упрощает поиск электронных писем. Также, чтобы быстро отправить сообщение, вы можете нажать Ctrl и Enter одновременно, экономя время, избегая нажатия кнопки отправки. Эти уникальные команды клавиатуры помогут сделать использование клавиатуры Gmail быстрее и эффективнее.

Расписание электронной почты

Чтобы запланировать электронную почту в Gmail, вы можете легко запланировать отправку сообщений в определенное время, что позволит повысить организованность и эффективность общения.

Шаг за шагом, чтобы запланировать электронную почту в Gmail:

Шаг 1: Откройте Gmail и нажмите «Написать», чтобы начать новое электронное письмо.

Шаг 2: Составьте сообщение, указав получателя, тему и тело письма.

Шаг 3: Когда вы закончите писать, нажмите стрелку вниз рядом с кнопкой «Отправить».

Шаг 4: Выберите опцию «Запланировать доставку».

Шаг 5: Выберите конкретную дату и время для отправки электронного письма или выберите один из вариантов, предложенных Gmail.

Шаг 6: Нажмите «Запланировать доставку» для подтверждения.

Готовый! Ваше письмо будет отправлено автоматически в выбранную дату и время.

Использовать архив

Инструмент архивирования используется для хранения электронных писем, имеющих небольшую актуальность, но недостаточных для удаления. Архивируя, вы сохраняете порядок в своем почтовом ящике и ни одна страница электронной почты не открывается без причины. Когда вам это понадобится, просто выберите заархивированные элементы и найдите то, что вам нужно.

Читать электронные письма офлайн

Функции, позволяющие читать полученные сообщения даже без доступа в Интернет, являются отличными инструментами для оптимизации вашего Gmail. И Google Вы когда-нибудь задумывались об этом решении! Однако вам потребуется активировать функции в настройках провайдера.

Чтобы получить к нему доступ, это просто:

Шаг 1: Нажмите на значок шестеренки.

Шаг 2: Выберите Показать все настройки.

Шаг 3: Перейдите в «Выкл.» и активируйте.

Хорошо, теперь вы можете выбрать период времени, в течение которого ваши сообщения будут доступны, и Gmail предупреждает вас, сколько памяти будет использовано.

Выберите темы

Темы могут быть хорошим инструментом оптимизации в Gmail. Выбор более темной темы не только сделает ее похожей на вас, но и поможет снизить усталость глаз, когда вы проводите время перед компьютером.

Чтобы изменить тему, это просто:

Шаг 1: Направляйтесь к предмету снаряжения.

Шаг 2: Выберите «Темы» и перейдите к «Просмотреть все темы».

Хорошо, теперь просто выбери то, что тебе больше нравится.

Знай правильную кнопку

Выбор электронного письма правой кнопкой — это подсказка о том, как оптимизировать Gmail. Когда вы используете эту функцию по умолчанию, Gmail показывает ряд команд, которые можно выполнить. Вы можете отметить как прочитанное, архивировать, ответить и другие функции.

Настройте свою клавиатуру

Чтобы настроить сочетания клавиш, пользователю необходимо сначала активировать их в настройках устройства. Gmail. Нажмите на значок шестеренки, выберите «Посмотреть все настройки«, перейдите на вкладку «»передовой» и активируйте «Пользовательские сочетания клавиш«. Затем перейдите в раздел «горячие клавиши» и настройте команды в соответствии с личными предпочтениями. Это позволяет вам настраивать определенные ярлыки для таких действий, как создание, ответ или удаление электронных писем, что значительно ускоряет просмотр и управление сообщениями.

Используйте умное письмо

Smart Compose предлагает фразы и слова по мере ввода в зависимости от контекста вашего электронного письма. Чтобы активировать его, перейдите к значку шестеренки, выберите «Посмотреть все настройки", после "Общий«и прокрутите вниз, пока не найдете «Написание предложений". Активируйте эту опцию, чтобы начать получать автоматические предложения. Приняв предложение, просто нажмите клавишу Tab чтобы закончить предложение.

Интегрируйте другие приложения

Интегрируйте другие приложения с Gmail может расширить свои функциональные возможности и повысить эффективность управления электронной почтой и задачами. Для начала перейдите к значку шестеренки, выберите «Посмотреть все настройки» и перейдите к «Аксессуары“. Щелкните в "Получить дополнения» и изучить Торговая площадка Google Workspace чтобы найти такие приложения, как Трелло, Асана, Google Docs, Zoom и другие, которые могут быть полезны для вашего рабочего процесса. Нажмите "Устанавливать» рядом с нужным приложением и следуйте инструкциям, чтобы авторизовать интеграцию. После интеграции к этим приложениям можно получить доступ непосредственно с боковой панели Gmail, что позволяет вам управлять проектами, посещать собрания и организовывать задачи, не выходя из почтового ящика, что оптимизирует вашу производительность.

Доступ к Meet

Доступ к Google Meet непосредственно из Gmail Это удобный способ начать видеовстречу или присоединиться к ней, не выходя из почтового ящика. Чтобы использовать эту функцию, откройте Gmail и посмотрите на левую боковую панель. Там вы увидите опцию «Встречайте“. Щелкните в "Начать встречу», чтобы создать новую видеоконференцию или «Посетить встречу», чтобы присоединиться к существующей встрече, введя предоставленный код. Эта интеграция позволяет легко планировать собрания и посещать их, позволяя эффективно и быстро сотрудничать с коллегами прямо с вашего компьютера. Gmail.

Заключение

Будьте в курсе событий и организованы с Gmail Это важно в личной и профессиональной жизни. Эффективное управление электронной почтой гарантирует сохранение важной информации, а категоризация сообщений с помощью фильтров и меток обещает упростить задачу. Кроме того, интеграция Gmail с другими приложениями оптимизирует работу и производительность, а простые действия, такие как поддержание чистоты и хорошей организации папки «Входящие», повышают эффективность рабочего процесса.

См. также:

46 приложений для повышения продуктивности, которые можно использовать дома и на работе

Текст отредактирован Рафаэлем Брагой 29.

Fontes: Google, WikiHow e Чистая электронная почта.